記錄、歸納客戶陳述的基本信息是一項基本的工作。因為經營者通常是借助這些信息來思考、確定處理方法的。如果這些信息不夠真實和詳細，可能會給經營者的判斷帶來困難，甚至產生誤導。

在記錄關于客戶抱怨的信息時，不可忽略以下要點：

1.發生了什么事件？

2.事件是何時發生的？

3.有關的業務是什么？價格是多少？

4.當時的聯系人是誰？

5.客戶真正不滿的原因何在？

6.客戶希望以何種方式解決？

7.客戶是否通情達理？

8.這位客戶是否為公司的老客戶？

9.記錄完內容后，不要忘記留下客戶的聯系方式。

對于客戶抱怨的問題，經營者了解清楚情況后，要給予及時的處理。如果客戶產生抱怨是因為誤會，經營者要給予適當的說明，消除客戶的誤會。如果是商品質量有問題，要與客戶協商，及時辦理退貨、換貨等手續。如果是服務質量的問題，要及時對有關責任人進行處理，及時向客戶賠禮道歉并完善員工管理制度。對于當時不能處理的問題，經營者應留下客戶的聯系方式，及時通知客戶事情的處理結果。